När en av Göteborgs Stads större förvaltningsavdelningar med över 300 medarbetare stod inför en organisationsförändring, fick Actea i uppdrag att leda och facilitera processen.
Översyn organisation – kommun
Förankring
Delaktighet
Metodiskt
Den aktuella avdelningen hade behov av förändrad organisationsstruktur. Den bestod av fyra verksamhetsområden och över 15 enheter. Inför kommande utmaningar och framtida krav identifierades behov av:
- Förbättrade arbetssätt och effektivare struktur
- Ökad anpassning till hyresgästens behov
- Tydligare styr- och ledningsstruktur
Vårt uppdrag omfattade en helhetsöversyn från nuläge till framtidsförslag med tre tydliga leveranser:
- Förslag till justerad organisationsstruktur med kunden i centrum
- Utveckling av arbetssätt och effektivisering
- Analys av för- och nackdelar med alternativa organisationsskisser
Uppdraget var att skapa en kundnära, effektiv och ändamålsenlig organisation med tydlig styrning, förankring och engagemang. Vi ledde en strategisk förändring med fokus på struktur, arbetssätt och medarbetarinvolvering.
Arbetet präglades av ett inkluderande angreppssätt med involvering, insikt och förändringsledning i praktiken, där medarbetarnas perspektiv var centralt i hela processen. Genomförandet omfattade:
- Nulägesanalys av organisationens befintliga struktur och arbetssätt
- Intervjuer med nyckelpersoner internt och externt för att samla in framtida behov
- Workshopar med samtliga medarbetare för dialog kring olika organisationsförslag
- Identifiering av styrkor, utmaningar och förbättringspotential i nuvarande modell
Med hög transparens, löpande kommunikation och dialog i tillgängliga forum skapades förtroende och förankring för det förändringsarbete som ligger framför avdelningen.
Slutleveransen till förvaltningen innehöll konkreta förslag för en starkare organisation:
- Tydliga förslag på organisationsjusteringar baserade på kundernas behov
- Effektiviseringar av arbetssätt och nya strukturella lösningar
- Analys av för- och nackdelar med de föreslagna organisationsalternativen
Uppdragets framgångsfaktorer!
Tydlig styrning och ledning
Konsulter var i nära samverkan med projektledare och styrgrupp
Tät, transparent dialog
Tillsammans med både beställare och medarbetare
Förmågan att identifiera verksamhetskritiska arbetssätt
Tydlig nulägesanalys
Framtagning av relevanta organisatoriska principer
Hög förståelse av verksamhet och dess uppdrag
