Stärk din organisations robusthet
När omvärldsläget blir vardagsfrågor i organisationen. En återkommande fråga är hur organisationer kan stärka sin robusthet och handlingsförmåga i ett mer osäkert omvärldsläge – och vad detta faktiskt innebär för ledning och styrning i praktiken.
Övre rubrik
Inledning
Vi kan läsa och höra var dag i samhällsdebatten och i omvärldsbevakningen att vi befinner oss i oroliga och ovissa tider.
Vid Folk och Försvar i Sälen samlades nyligen företrädare från politik, näringsliv och akademi för att diskutera säkerhet, ansvar och samhällets motståndskraft i ett mer osäkert omvärldsläge. Samtalen rörde inte enbart nationella perspektiv, utan också en mer näraliggande fråga: hur organisationer i praktiken bygger förmåga att agera, samarbeta och fatta beslut när förutsättningarna förändras snabbt.
Robusthet, kontinuitet och civilt försvar i bygg- och fastighetssektorn
För bygg- och fastighetssektorn är detta högst konkret. Fastigheter, infrastruktur och försörjningssystem är beroendekedjor där många roller samverkar ofta utan att det finns en tydlig chefsroll i varje situation. Det väcker frågor som allt fler medarbetare, projektledare och specialister känner igen sig i:
Vad förväntas av mig? När ska jag ta initiativ? Hur samverkar vi när det inte finns färdiga svar?
Robusthet byggs inte bara i toppen – den byggs i vardagen
Frågor om civilt försvar, kontinuitet och säkerhet beskrivs ofta som lednings- eller styrningsfrågor. Det är korrekt, men inte tillräckligt. Erfarenhet visar att robusthet i praktiken avgörs i det dagliga arbetet, där medarbetare behöver kunna:
- tolka uppdrag och ansvar även när instruktioner är otydliga
- samverka över organisatoriska och professionella gränser
- fatta välavvägda beslut i situationer som inte följer plan
I många organisationer hanteras dessa frågor som parallella projekt eller särskilda initiativ. Resultatet blir ofta att de upplevs som ”något vid sidan av” det ordinarie arbetet snarare än som en del av hur verksamheten faktiskt fungerar.
Varaktig förmåga byggs i stället när robusthet och kontinuitet integreras i arbetssätt, roller och samverkan i vardagen.
Nationell inriktning – ansvar som delas i organisationen
Denna syn ligger i linje med den inriktning som lyfts i riktlinjer och vägledningar från Myndigheten för civilt försvar (tidigare MSB). Där betonas att civilt försvar inte är en separat funktion, utan något som byggs genom ordinarie ledning, ansvar och verksamhet.
En viktig konsekvens av detta är att ansvar inte enbart kan ligga hos chefer eller särskilda roller. Förmåga skapas när:
- uppdrag och förväntningar är tydliga även utan formellt chefsmandat
- medarbetare förstår sin roll i helheten
- samverkan och beslutsfattande tränas i det dagliga arbetet
- MCF:s inriktning pekar därmed mot ett bredare organisationsperspektiv, där både ledning och medarbetare behöver vara rustade för att agera.
Att arbeta i linje med Myndigheten för Civilt försvars inriktning i praktiken
Att arbeta i linje med myndighetens rekommendationer handlar inte främst om nya planer eller dokument, utan om hur organisationen fungerar i vardagen.
Ett integrerat arbetssätt innebär att:
- robusthet och kontinuitet vävs in i befintliga arbetssätt, projekt och processer
- roller, mandat och ansvar klargörs även i samverkans- och gränssnittssituationer
- organisationen tränas i att hantera osäkerhet, beroenden och prioriteringar
I praktiken betyder det att frågor om beredskap, ansvar och handlingsutrymme inte behandlas i separata forum, utan blir en del av verksamhetsledning, projektarbete och operativ samverkan.
Medarbetarens roll – att kunna leda, bidra och ta ansvar
I många situationer är det inte den formella chefen som leder arbetet, utan den som:
- har mest kunskap i stunden
- befinner sig närmast händelsen
- ser sambanden mellan olika delar av verksamheten
Att bygga robusta organisationer innebär därför att rustade medarbetare får förutsättningar att:
- ta ansvar inom sitt uppdrag
- bidra aktivt till helheten
- delta i beslutsfattande när situationen kräver det
Detta ställer krav på tydlighet i styrning, men också på tillit, gemensamma arbetssätt och en gemensam förståelse för organisationens uppdrag.